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Gestión documental integrada en la industria: simplificando los procesos. La documentación es uno de los activos más importantes de las empresas. Por ello, la gestión documental es una herramienta muy útil y poderosa en cualquier sector donde se implante, sobre todo, ahora, con la ingente cantidad de información que las compañías generan. Su relevancia se acentúa aún más en sectores como el industrial, donde la normativa a seguir es exigente y los protocolos de seguridad muy rigorosos. Para dicho ámbito, esta tecnología debería ser un elemento imprescindible a tener en cuenta.

Actualmente, existen multitud de software de gestión documental en el mercado, algunos con muchos años de recorrido. Pero lo cierto es que, de un tiempo a esta parte, hay una tendencia a que algunas soluciones, como los CRM o ERP, ofrezcan su propio gestor documental integrado.

ERP con gestor documental integrado: procesos productivos más eficientes

Como es bien sabido, un ERP mejora la eficiencia y la agilidad de la empresa, reduce los costes operativos, provee de un mejor servicio o producto, ayuda a conseguir nuevos clientes y, además, es accesible 24×7.

Normalmente, lo más valorado por el sector industrial es la facilidad de adaptación de un ERP a su circuito habitual de trabajo. Este permite la conexión con cualquier departamento de la empresa desde la propia aplicación (compras, ventas, almacén, finanzas…), los procesos de planificación que ayudan a reducir lead times, el análisis de costes o la gestión de la producción a través de la subcontratación (órdenes de fabricación externas), entre otras cosas.

En el ámbito industrial, el gestor documental es utilizado en algunas fases de los procesos de fabricación para disponer de documentos con pautas de trabajo, planos o información relacionada con la calidad de los productos. También se utiliza asignando diferentes roles de usuario para que, sobre todo, en la fase final de la fabricación, se realice un control de calidad, donde las diferentes personas implicadas en el proceso puedan realizar su parte de la auditoría o añadir certificados y fotografías del producto.

Con todo, bajo la premisa principal de integrar los activos y procesos de la empresa en un único circuito de trabajo, ¿por qué no utilizar un ERP que ofrezca también gestión documental? Los gestores documentales integrados tienen varias ventajas: el principal, es que ofrecen una mayor seguridad en la gestión de la documentación, ya que no hay que realizar intercambio de información entre aplicaciones, con las consiguientes quiebras de seguridad que podría haber en el proceso. Por ejemplo, si se utilizan formularios o se aplica un flujo de trabajo en particular, se podrá ir a un registro (un cliente, un artículo, una orden de fabricación, etc.) y acceder a sus documentos asociados rápidamente. Además, estos flujos de trabajo permiten la integración de documentos en circuitos de lean management.

Gestión documental integrada en la industria: simplificando los procesos

Otra gran ventaja de los gestores documentales integrados es la agilidad a la hora de gestionar los documentos entre las diferentes fases de ejecución de un proceso productivo. Además, se podrán llevar a cabo de forma sencilla procesos que, si hubiera varias aplicaciones implicadas, serían relativamente tediosos o, incluso, no podrían realizarse.

Si se dispone de un ERP y un gestor documental independientes, además de la ya mencionada disminución de seguridad, el usuario se encontrará con otros inconvenientes; como la evidente necesidad de pagar dos licencias o la pérdida de agilidad en la operativa (al tener que ir cambiando de aplicación para acceder a la documentación necesaria en cada momento). Además, a menudo habrá que realizar un cotejado de que la información ha migrado correctamente de una herramienta a otra. Es decir, comprobar que haya una perfecta integración entre los softwares.

En definitiva, utilizar un ERP con gestor documental integrado es el impulso para la conversión de una empresa industrial tradicional a una auténtica fábrica inteligente (o “Smart Factory”). Dicho ERP nos dará la confianza de que todos los procesos empresariales, dentro de una fábrica, relacionados con el intercambio de la información, sean lo más seguros posible, además de poder explotar al máximo los beneficios de un ERP y que no se sufra la pérdida de información por el camino.

Las tecnologías exponenciales automatizan procesos que permiten a los equipos centrarse en dar valor a los clientes. Gracias a la Inteligencia Artificial y el Big Data se desarrolla la llamada Rentabilidad Inteligente que permite a las asesorías conocer la rentabilidad de sus clientes, así como medir la productividad y carga de trabajo de sus empleados.

El sector de las asesorías se encuentra en un momento de crecimiento y evolución impulsada en gran medida por la presión de los clientes, competidores digitales y administraciones, que cada vez es mayor.

Por ello, las tecnologías exponenciales – aquellas que al tiempo que su precio y complejidad disminuyen, su capacidad y alcance aumentan de forma exponencial – como el Big Data, la Inteligencia Artificial (IA), incluido el Machine Learning (ML), Cloud, Realidad Virtual (VR), Blockchain o Nanotecnología se están convirtiendo en las grandes aliadas de las pymes y asesorías, pues aumentan de forma significativa su eficiencia y rentabilidad.

Estas tecnologías son sencillas de aplicar y proporcionan soluciones reales a las empresas. De hecho, algunas de estas tecnologías están ya bastante extendidas en el ámbito empresarial. Un ejemplo sería la IA y el ML, que aprenden y aplican el conocimiento mediante algoritmos, llevando a cabo tareas que, hasta ahora, solo podían realizar las personas. Otro ejemplo serían los servicios cloud, que permiten acceder a la información desde cualquier lugar y dispositivo de una manera segura y escalable.

Tecnologías exponenciales y asesorías: El futuro ya está aquí

Hasta los sectores más tradicionales, como el de las asesorías, están introduciendo nuevas metodologías de trabajo y tecnología para gestionar sus tareas diarias con el fin de ser más competitivos y escalables.

De esta manera, las tecnologías exponenciales permiten a las asesorías y despachos automatizar procesos para que los asesores puedan centrarse en tareas más estratégicas y que aporten verdadero valor a sus clientes. Un buen ejemplo de cómo aplicar las tecnologías exponenciales al sector de las asesorías es Profiture, solución de Cegid.

Profiture es una aplicación de Business Intelligence (BI) para asesorías y despachos profesionales que permite conocer la rentabilidad de sus clientes, así como la productividad de los empleados, entre otras cosas.

Analizar, con datos reales, la rentabilidad de los clientes facilita la toma de decisiones. De esta manera, se puede saber qué clientes interesa mantener y en cuales, quizá, se deba aplicar algún tipo de modificación en su contrato. Además, conocer la productividad de los empleados, permite redistribuir las tareas entre los mismos. “Con la implantación de Profiture y la digitalización de procesos, hemos logrado asumir hasta un 25% más de carga de trabajo”, señala Francisco Martínez, gerente de Aixerrota Consulting, cliente de Profiture, solución de Cegid.

Inteligencia Artificial para una rentabilidad inteligente

Gracias al uso de la Inteligencia Artificial y el Big Data, Profiture ha desarrollado una nueva funcionalidad: la Rentabilidad Inteligente.

Hasta ahora, los usuarios tenían que realizar de forma manual el registro de horas dedicadas a cada cliente. Con la Rentabilidad Inteligente, tienen la posibilidad de obtener los datos sobre rentabilidad también de manera automatizada, gracias a un algoritmo.

“Con esta nueva versión de la herramienta, el despacho profesional puede conocer la rentabilidad de sus clientes sin esfuerzo adicional gracias a la combinación de la inteligencia artificial y la analítica de datos”, explica Ángel Zuate, Director de la Unidad de negocio de Pequeña Empresa y Despachos de Cegid Iberia .

El avance de las tecnologías exponenciales es imparable, llegando a todas las industrias y con capacidad para modificarlas. Es por eso que aplicarlas es el camino a seguir por las empresas que quieran evolucionar de una manera eficiente y, por supuesto, rentable.

Los fondos Silver Lake, KKR, Oakley y Altaone controlan el líder ibérico en ‘software’.

Tras cerrar la compra de Grupo Primavera el pasado septiembre, valorando la compañía resultante de la integración en 6.800 millones de euros, Santiago Solanas, CEO de Cegid en Iberia, Latinoamérica y África de habla portuguesa, confirma a elEconomista.es que el líder ibérico en software prevé mantener su ritmo de adquisiciones en 2023. «No prevemos disminuir la velocidad del plan de adquisiciones para acelerar nuestro crecimiento como proveedor global de soluciones de gestión empresarial basadas en la nube. Tenemos previsto cerrar entre cinco y diez compras en el proyecto para Iberia, Latinoamérica y África de habla portuguesa el año próximo. Buscamos compañías que aporten valor a nuestro portfolio e incluyan productos que no tenemos», concluye.

Cegid está avanzando actualmente en cuatro operaciones en curso que «podrían cerrarse durante el primer trimestre de 2023. Cada año podemos analizar entre 100 y 150 oportunidades de adquisición«, añade Solanas. El Grupo controlado por el fondo norteamericano Silverlake tras el canje accionarial, cuenta también con el private equity estadounidense KKR, el británico Oakley y Altaon como socios minoritarios. Tanto Cegid como Grupo Primavera han impulsado su crecimiento de la mano del capital riesgo. La gala se reforzó en los negocios retail y fiscal con la adquisición de Meta4 en 2019 y, más recientemente, con la compra de VisualTime. «El private equity está siendo un gran compañero de viaje», admite Solanas.

Cegid cuenta con oficinas en 22 países y vende en 130 mercados en todo el mundo. Desde que el fondo Silver Lake entró en su capital, su intención ha sido impulsar su crecimiento inorgánico fuera de Francia, su mercado principal. «Nuestro plan de negocio es bastante sólido», señala Solanas, «por lo que en 2023, pese al encarecimiento de la financiación, no frenaremos el crecimiento orgánico ni tampoco el inorgánico. Tenemos una posición actual muy fuerte en el ámbito del talento y queremos consolidar también nuestro liderazgo entre las pymes».

El pasado noviembre, Cegid compró la empresa madrileña Gestión Remota, integrando una cartera de más de 240 clientes en España, Reino Unido, Chile y Colombia. Tras realizar un total de 15 adquisiciones, «somos el líder europeo en software de gestión con ambiciones globales. Alcanzaremos los 800 millones de euros en ventas en 2022 tras culminar la compra de Primavera. Nuestra ambición es consolidar la posición en Europa y, en el futuro, mirar más allá», matiza Solanas

Crecimientos de doble dígito

Grupo Primavera y Cegid prevén obtener unos ingresos pro forma conjuntos en Iberia de más de 150 millones de euros este año. «Tenemos una compañía en particular que está creciendo un 135% al año«, apunta Solanas. «Empresas que crecían menos del 10% anual han pasado a hacerlo entre el 10 y 20%. Esto quiere decir que el crecimiento ha sido balanceado», indica. En este sentido apunta a una de sus compañías como ejemplo paradigmático: Diez Software. «Ha crecido muchísimo gracias a contar con una propuesta de valor muy potente».

Los fondos de inversión impulsaron la creación de un proveedor de software ERP local llamado Primavera, ahora consolidado en la gala Cegid. Su líder en España explica esta aventura de dos años y los retos pendientes.

Fue uno de los líderes del negocio de ordenadores personales en IBM en pleno auge de la informática doméstica a finales de los 90. Ocupó puestos directivos en Microsoft y Oracle, antes de unirse durante una década a Sage, donde llegó a ser su CEO para España entre 2010 y 2014. Por si fuera poca trayectoria, en 2017 fichó por Cisco para liderar su negocio en el sur de Europa.

Y, sin embargo, Santiago Solanas dio un giro inesperado al unirse, en noviembre del 2020, en plena pandemia, a un proyecto de nueva creación: el grupo Primavera, resultado de la fusión de varias compañías de software ERP en España y Portugal, regadas con el capital del fondo de inversión Oakley.

Enseñas de nicho pero muy consolidadas como Ekon, Contasimple, Billage, Diez Software o Professional Software quedaban englobadas bajo este nuevo paraguas que nacía con la intención declarada de ser la apuesta ibérica e independiente para «liderar el mercado de software empresarial».

Sin embargo, los movimientos del capital riesgo aceleraron una consolidación aún mayor de esta amalgama de compañías. La francesa Cegid, apoyada por los fondos KKR y Silverlake, se hacía con el control de la todavía infante Primavera en una operación que supone volver a cambiar de marca, de misión y de metas en apenas dos años.

Tras toda esta vorágine, Santiago Solanas ha pasado de liderar la neonata Primavera a convertirse en el CEO de Cegid para las regiones de Iberia, Latam y África portuguesa. En cierto modo, supone su vuelta a los ruedos de las grandes multinacionales, defendiendo como baluarte los intereses de un software ERP para pymes como ya hiciera en su etapa en Sage.

Un círculo que se cierra, tanto que la sede de Primavera (o Cegid) en Madrid es la misma que ocupara durante años Sage, precisamente durante el mandato del propio Solanas. Allí es donde D+I se reúne con el polifacético directivo, con el propósito de hacer balance de estos dos años de montañas rusas y los planes a futuro de la compañía.

«En todos los mercados del software de gestión orientados a pymes hay un campeón local que tenía una cuota de mercado significativa más allá de las grandes multinacionales. Sin embargo, en España había más fragmentación que en otros países europeos y eso era una oportunidad para crear ese gran actor independiente«, introduce Solanas. «Si unimos eso a que la penetración de la tecnología en general, y en las pymes españolas y portuguesas en particular, es bastante menor que en el resto de Europa, hay una buena oportunidad de negocio».

Hasta ahí la historia de cómo surgió Primavera, un conglomerado de pequeñas empresas que se marcó como objetivo ser ese referente local para el año 2025. «Pero lo conseguimos en este 2022. Y cuando eso pasa, con el interés que hay por la consolidación, es normal que atraigas el interés de otras compañías… antes de lo previsto«. Es el momento en que entran en juego nuestros vecinos franceses, la absorción de Primavera y la consolidación de Cegid en el mercado ibérico, donde ya operaba con la marca Meta4.

Los números de Primavera y Cegid

El grupo Primavera contaba, cuando Solanas se puso al frente de la recién creada organización, con 600 trabajadores, 55.000 clientes y 60 millones de facturación. A finales de 2021, un curso más tarde, esas cifras ascendían a 73 millones de euros en ingresos y 800 empleados. 

En 2022, su máximo directivo regional confiesa a D+I haber cerrado el año con 85 millones de facturación gracias a un ritmo de crecimiento de doble dígito «bastante por encima del mercado». Parte de dicho incremento viene originado de forma orgánica por la buena marcha del negocio, otro tanto por el ya tradicional (si se puede atribuir a una enseña tan joven) ritmo de adquisiciones que persigue este armazón de marcas. La última en la lista, la española Gestión Remota.

«Nuestra estrategia pasa por fijarnos en segmentos de mercado específicos, como puede ser el de despachos profesionales y asesorías en España. También seguiremos adquiriendo compañías que nos ayuden en sitios que son estratégicos para nosotros y que complementen o nuestro portafolio o nuestra huella geográfica», detalla Santiago Solanas. 

Además, la incorporación al grupo Cegid permitirá al actual grupo Primavera (de grupos va la cosa) ofertar propuestas de mayor valor a sus clientes, cubriendo terrenos que van más allá del ERP o la gestión contable en la que se había enfocado inicialmente. Es el caso de herramientas de nóminas, gestión de talento, control de tiempos, accesos… «Hay soluciones que están dentro de Cegid y, lógicamente, habrá funciones que tengamos que meter, como las de automatización y robotización de procesos», añade el ejecutivo, quien no quiere adelantar futuras entradas en nichos como el del CRM: «Tenemos mucho interés en muchos campos, pero ahora mismo no puedo adelantar nada».

Buscar la diferenciación en la pyme

Las pymes siempre se han situado en un escalón inferior de madurez digital respecto a sus equivalentes de mayor tamaño. Mientras las grandes compañías pasaban sus procesos empresariales a herramientas avanzadas, los pequeños negocios siguen haciendo sus cuentas en Excel… e incluso en cuadernos de papel.

La progresiva democratización de estas funcionalidades para el segmento bajo del mercado ha impulsado su adopción digital, la cuestión es cómo diferenciarse en un terreno tan ajustado en márgenes y operativa como éste en el que operan Zoho, Sage e incluso SAP u Oracle en los niveles más altos.

«Todas las compañías son muy respetables, tienen buenos productos y grandes equipos. Nosotros partimos desde el respeto al competidor y al cliente. Nuestra principal característica es la cercanía a los clientes y una adaptación por encima de la media a los requisitos que tiene una empresa en un determinado sector en España», explica Solanas. 

El CEO de Cegid para las regiones de Iberia, Latam y África portuguesa mantiene que la pyme española está ahora inmersa en una fascinante carrera para «igualar y recorrer el camino que nos queda para estar al mismo nivel que nuestros vecinos«. Añade que la pandemia ha sido un «facilitador de un nuevo modelo de organización y de gestión empresarial», un interés que ahora se ha de materializar por medio de los fondos europeos y el famoso ‘kit digital’.

«Creo que el ‘kit digital’ está muy bien definido, aunque a nivel operativo es mejorable. El dinero está tardando en llegar y por ello pediría que se agilizara la llegada de los recursos a las empresas«, indica Solanas. Cegid, y a través de su ecosistema, forma parte de esos agentes digitalizadores, si bien reconoce no haberse puesto una meta ni contemplar números concretos de proyectos que puedan verse beneficiados por estas ayudas.

• Según el Barómetro Adecco Outsourcing sobre productividad y eficiencia, solo el 23,9% de las compañías españolas tiene una productividad sobresaliente.
• Los tres puntos clave para incrementar la productividad empresarial son la automatización y priorización de tareas, la facturación automática y las herramientas móviles, señala Antoni Guitart Ventura, responsable de Billage, solución de Cegid.

El teletrabajo ha puesto de relieve un factor determinante para todas las empresas: ¿Cómo gestionar la productividad y lograr ser más eficientes? Actualmente, España se encuentra estancada, la productividad total en el país no ha crecido desde los años ochenta. Según el Barómetro Adecco Outsourcing sobre productividad y eficiencia, solo el 23,9% de las compañías españolas tiene una productividad sobresaliente y más de la mitad suspenden en este aspecto. Esto significa que la gran mayoría tiene un amplio margen de mejora para hacer más eficientes sus procesos. 

En términos económicos, la baja productividad cuesta 35.000 millones de euros al año a las pequeñas y medianas empresas en España. Ante este contexto, la tecnología se posiciona como una herramienta indispensable para el crecimiento y competitividad de las organizaciones. Según el último estudio de Avanade, el 78% de las empresas que está aplicando procesos de digitalización ha mejorado la productividad. En esta línea, Billage, software cloud de gestión empresarial perteneciente a Cegid, un proveedor líder global de soluciones de gestión empresarial en la nube para los sectores de Finanzas (Tesorería, Fiscalidad y ERP), Recursos Humanos (Nómina, gestión del Talento), Contabilidad, Retail, Emprendedores y Pequeñas Empresas, ha desgranado tres puntos claves para poder incrementar la productividad empresarial.

Facturación y registro automático

En muchas ocasiones las tareas administrativas suponen un lastre para la productividad. El tiempo que emplean los trabajadores en este tipo de rutinas equivale a más del 30% de su jornada laboral. Por ello, apostar por la automatización de ciertos procesos administrativos es abrir la puerta a la innovación, así como a la reducción de tiempos y costes. 

Cuando trabajamos con varios clientes y proyectos, el registro del tiempo dedicado a los mismos es una tarea ardua y susceptible de error humano y sin embargo es crucial para la facturación a los clientes. Por tanto, es necesario contar con una herramienta que identifique, de forma exacta, como facturar el tiempo trabajado en base al presupuesto acordado y sea capaz de registrar y monitorizar las tareas que se han realizado durante la vida del proyecto.

Automatización y priorización de tareas 

Para ser productivos es necesario tener tiempo y, en este punto, la organización y priorización de tareas juega un papel fundamental en la productividad de las empresas. Por ello, Billage permite desarrollar una lista de tareas, dividiéndolas por grado de urgencia o importancia. De este modo, todas las acciones pendientes podrán ser visualizadas en un mismo lugar, acompañadas de información adicional como, por ejemplo, el tiempo que llevará finalizar cada tarea.  

Una metodología que recomienda Billage, de cara la organización empresarial, es la metodología Kanban. Los tableros Kanban son un sistema de organización de la producción que evita los denominados ‘cuellos botellas’. 

“Con este sistema cada tarea deberá ser finalizada antes de poder pasar a la siguiente, lo que obligará a toda la cadena a implementar correctamente su sección en el tiempo estipulado para que no acarree consecuencias en otros”, explica Antoni Guitart Ventura, responsable de Billage, solución de Cegid. “Una vez identificados los roles de cada uno, qué debe hacer, cómo, en qué momento y delimitar el proyecto en tareas muy medibles, el método será un éxito siempre que lleves un exhaustivo control del tablero”, añade Guitart.

Herramientas que faciliten el teletrabajo y la flexibilidad laboral 

Las nuevas tecnologías han permitido que trabajar desde cualquier lugar del mundo sea posible. Por ejemplo, el teletrabajo y la flexibilidad horaria pueden convertirse en factores de mejora de la productividad laboral. Sin embargo, aun hoy en día muchas empresas no han podido adoptarlos por falta de herramientas. 

Con el objetivo de remar a favor de la flexibilidad, es indispensable poder gestionar proyectos de forma fácil, colaborativa y accesible desde cualquier lugar. Para ello, disponer de una app móvil que reúna todo el material e información relevante y en la que se pueda gestionar el estado de una tarea resulta muy útil para mantener actualizado al equipo esté donde esté.

“Dejar en manos de la tecnología la gestión de los proyectos mejora la experiencia del cliente, terminando los proyectos en tiempo y forma con la máxima calidad. Asimismo, contribuye a que los empleados trabajen mejor y con mayor comodidad y, algo que preocupa a toda compañía, permite controlar hasta el último gasto del proyecto. Todo ello repercute en la productividad y eficiencia de las empresas”, explica Guitart.

Este año, el jurado de los Premios TPNET 2022 ha estimado que el reconocimiento de «Software de gestión» es para Grupo Primavera, A Cegid Company, por el esfuerzo que han hecho en confeccionar una completa plataforma con soluciones de gestión para pymes y autónomos. Desde MuyPymes queremos reconocer la estrategia de gestión empresarial que guía a la compañía en el diseño de sus productos, haciendo partícipe de ella a sus clientes.

El sistema central de gestión de valor de Grupo Primavera, A Cegid Company, permite aumentar la productividad y acompañar las exigencias del mercado a través de su software de gestión híbrido, que promueve la integración entre las soluciones cloud y las soluciones instaladas.

Entre sus funcionalidades destaca la simplificación de la gestión de contactos y la cartera de negocios; la generación de una fuerza de ventas más proactiva y eficaz; la rapidez y rigor en la respuesta a la fiscalidad, una gestión simple, rápida y eficiente de todos los procesos logísticos; la obtención de una tesorería sólida y una gestión financiera rigurosa; la optimización de la capacidad de producción; la liberación del peso administrativo de Recursos Humanos, la simplificación de la gestión contable y la optimización de la gestión estratégica del presupuesto de inversión.

El Grupo Primavera, A Cegid Company está formado por las siguientes empresas:

1. Primavera: Organización de software, que cuenta con una amplia cartera de productos destinados a simplificar la vida de todo tipo de empresas.
2. Ekon: Especializada en soluciones de gestión empresarial en la nube para pymes.
3. Club del Asesor: Soluciones de negocio para asesorías y despachos.
4. Diez Software: Solución ERP para el sector contable.
5. Contasimple: Software para autónomos y microempresas con producto 100% SaaS.
6. Prosoft: Desarrollo de soluciones TI para el sector de la construcción.
7. Cloudware: Herramientas innovadoras de tecnología de la información, economía y contabilidad.
8. Eticadata: Soluciones de software profesional de gestión.
9. GSE: Soluciones de gestión empresarial para pymes y despachos profesionales. Incluye portfolio de soluciones contables, de facturación, fiscales y documentales.
10. YET: Facturación electrónica y desmaterialización de documentos.
11. Valuekeep: Mantenimiento en la nube con el objetivo de centralizar y agilizar la gestión de activos y equipos.
12. Billage: Solución 100% SaaS en la nube, que permite a microempresas digitales organizar su negocio en una sola herramienta.
13. Profiture: Software de gestión de asesoría en la nube, que combina datos integrados de su ERP con herramientas estadísticas inteligentes.

En definitiva, desde MuyPymes hemos querido premiar a Grupo Primavera, a Cegid Company por los siguientes motivos:

• Diseño y confección de una plataforma de software de gestión con múltiples herramientas.
• Esfuerzo por ofrecer a sus clientes las soluciones más especializadas del mercado.
• Proteger al cliente, manteniendo el origen de sus diferentes productos mientras tejen unos complejos y sólidos cimientos empresariales.
• Apuesta por la nube y los datos.

La factura electrónica está viviendo un crecimiento exponencial. Así lo atestiguan desde Cegid, que destacan que en 2021 el uso de la factura electrónica en las empresas españolas creció casi un 300 %, respecto al año anterior.

Un crecimiento que la compañía también experimentó en sus soluciones. De hecho, como señalan desde Cegid, su solución para la gestión integral de pymes y autónomos, Billage, ha triplicado el número de facturas emitidas electrónicamente durante los últimos tres años. Este crecimiento sigue sostenido en este año 2022, como apunta Antoni Guitart, responsable de Billage, solución de Cegid, “en lo que va de 2022, ya hemos emitido 3.133 facturas-e, frente a las 1.231 que emitimos en el año 2019”.

Esta tendencia al alza Cegid también la está viendo trasladada a la digitalización de las facturas anteriormente emitidas por medios tradicionales. Como subrayan desde la empresa de software, Diez Software, la solución de Cegid para despachos profesionales, asesorías y pymes, ha multiplicado por 10 el número de facturas digitalizadas en 2 años. Mientras que en 2020 digitalizó 128.000 facturas y en 2021 ya fueron 784.000, sin haber terminado 2022, la compañía ha superado las 1.5 millones de facturas digitalizadas.

Tal y como subrayan desde Cegid, la generalización del uso de la factura electrónica va a ser un hecho, obligatorio por Ley. La aprobación por parte del Gobierno de España de la Ley Crea y Crece el pasado mes de octubre establece el uso obligatorio de la factura electrónica para empresas y autónomos. En una primera fase, en octubre de 2023, será obligatorio para las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones de euros. Y en una segunda, en octubre de 2025, para el resto de las empresas y autónomos.

La factura electrónica está viviendo un crecimiento exponencial. Así lo atestiguan desde Cegid, que destacan que en 2021 el uso de la factura electrónica en las empresas españolas creció casi un 300 %, respecto al año anterior.

Un crecimiento que la compañía también experimentó en sus soluciones. De hecho, como señalan desde Cegid, su solución para la gestión integral de pymes y autónomos, Billage, ha triplicado el número de facturas emitidas electrónicamente durante los últimos tres años. Este crecimiento sigue sostenido en este año 2022, como apunta Antoni Guitart, responsable de Billage, solución de Cegid, “en lo que va de 2022, ya hemos emitido 3.133 facturas-e, frente a las 1.231 que emitimos en el año 2019”.

Esta tendencia al alza Cegid también la está viendo trasladada a la digitalización de las facturas anteriormente emitidas por medios tradicionales. Como subrayan desde la empresa de software, Diez Software, la solución de Cegid para despachos profesionales, asesorías y pymes, ha multiplicado por 10 el número de facturas digitalizadas en 2 años. Mientras que en 2020 digitalizó 128.000 facturas y en 2021 ya fueron 784.000, sin haber terminado 2022, la compañía ha superado las 1.5 millones de facturas digitalizadas.

Tal y como subrayan desde Cegid, la generalización del uso de la factura electrónica va a ser un hecho, obligatorio por Ley. La aprobación por parte del Gobierno de España de la Ley Crea y Crece el pasado mes de octubre establece el uso obligatorio de la factura electrónica para empresas y autónomos. En una primera fase, en octubre de 2023, será obligatorio para las empresas y autónomos que facturen más de 8 millones de euros. Y en una segunda, en octubre de 2025, para el resto de las empresas y autónomos.

Cuando tienes una micro pyme o eres autónomo, las tareas administrativas pueden ser un quebradero de cabeza si no quieres externalizarlas en su totalidad. El trabajo de un asesor es fundamental, pero lo cierto es que las pequeñas tareas del día a día, como la emisión de facturas o la gestión administrativa más básica, pueden ser realizadas con herramientas digitales, que harán gran parte del trabajo por nosotros, de manera automatizada y sin necesidad de ser expertos contables. 

Contasimple, perteneciente a Cegid, es una solución de facturación contabilidad y gestión, orientada principalmente a autónomos y microempresas. En la actualidad es la solución líder en España con más de 500.000 usuarios.

Hoy hablamos con Enric Verdaguer, responsable de Contasimple, para conocer más a fondo la historia de la solución, así como todo lo que necesitamos saber sobre la factura electrónica, que será obligatoria en unos meses.

Antes de avanzar, ¿podrías contarnos un poco sobre ti y Contasimple? Trayectoria, fundación, cómo surgió la idea de crear la herramienta…

La idea surgió hace ahora 13 años. Yo trabajaba como freelance y necesitaba realizar la facturación cada mes, además de liquidar los impuestos con la Agencia Tributaria cada trimestre. Sin tener conocimientos de facturación ni, aún menos, de impuestos, decidí buscar la ayuda de un especialista fiscal, y gran amigo de mi infancia, Jesús Navascués. Jesús me explicó todo lo que necesitaba saber y, en ese momento, vimos que estas tareas no eran complicadas de automatizar. Ahí empezamos a fraguar la idea de crear una aplicación para ayudar a millones de autónomos y micro pymes que, como yo, tenían que lidiar con aquello cada mes. 

En aquel momento ya existían aplicaciones de facturación y/o contabilidad, pero todas estaban enfocadas a contables y usuarios con profundos conocimientos en la materia. Ninguna se había creado pensando en el usuario final: el arquitecto, el informático, el abogado, etc. Y eso hacía que fuesen muy difíciles de utilizar.

Así que, Jesús y yo nos asociamos a Christian Verdaguer y Lluis Montero para completar el equipo. El primero, mi hermano, y el segundo, otro gran amigo; y los cuatro nos embarcamos en este proyecto. Y algo habremos hecho bien cuando ahora pertenecemos a Cegid, proveedor líder global de soluciones de gestión empresarial en la nube para los sectores de Finanzas, Recursos Humanos, Contabilidad, Retail, Emprendedores y Pequeñas Empresas, con más de 4.400 empleados en todo el mundo.

Subvenciones como el Kit Digital han ayudado a que las empresas inviertan en digitalización. ¿Cuáles son las principales dificultades a las que se enfrentan?

Existen varios retos a la hora de digitalizar tu negocio. El primero, y el más obvio, es la inversión a realizar. En este sentido, por ejemplo, nuestro producto tiene precios muy competitivos, e incluso puede ser gratuito, si optan por nuestro plan Básico.

Pero hay que tener en cuenta también otros retos, como la necesidad de tener claro el negocio y sus procesos para aprovechar el potencial de la digitalización. De nada sirve tener el mejor ERP o CRM del mercado si, por ejemplo, no informamos de las ventas en el mismo o no introducimos las compras de material. Por otro lado, existe un escollo importante y es la cultura digital, el tener la mente abierta para aprender a usar este tipo de herramientas digitales. Y ese también es nuestro punto fuerte, al ser un software desarrollado pensando en el usuario final, que no tiene conocimientos de contabilidad y facturación, hemos diseñado unos flujos de trabajo muy intuitivos que eliminan las complicadas curvas de aprendizaje de otros productos.

Existen varios retos a la hora de digitalizar tu negocio. El primero, y el más obvio, es la inversión a realizar. En este sentido, por ejemplo, nuestro producto tiene precios muy competitivos, e incluso puede ser gratuito, si optan por nuestro plan Básico.

El punto que nos diferencia de la competencia es la facilidad de uso. Cada mes, recibimos llamadas y correos de usuarios agradecidos por habernos encontrado, y ese es el mejor premio que podemos obtener. Recuerdo el caso de un cliente que nos escribió para agradecernos que, después de 10 años usando diferentes programas de contabilidad, recientemente se había pasado a Contasimple y por fin entendía la contabilidad. Sin embargo, no quisiera dar la sensación equivocada, Contasimple es un programa muy completo, que cubre casi todas las necesidades de autónomos y micro pymes. No por ser fácil de utilizar, estamos sacrificando potencia o funcionalidad.

El mes pasado se aprobó la Ley Crea y Crece por la que la factura electrónica será obligatoria el próximo año. Contasimple ofrece factura electrónica, ¿Nos puedes explicar las diferencias que hay entre la emisión de una factura normal y una electrónica y cuando entrará en vigor?

La Ley Crea y Crece va a suponer un ahorro importante para todas las empresas. Actualmente, las empresas dedican muchas horas a tareas manuales, como contabilizar facturas que se han hecho en papel. La factura electrónica es un formato de factura legible por los ordenadores y, por tanto, su contabilización y/o transmisión se puede realizar sin requerir de intervención manual, ahorrando mucho tiempo y coste a las empresas.

En Contasimple, los pasos para emitir una factura son los mismos, con independencia de si va a ser normal o electrónica. Una vez emitida se puede exportar a PDF, para su impresión en papel, o en formato FacturaE, que es el formato estándar de factura electrónica en España.

Aunque ofrecemos factura electrónica desde hace muchos años, en los próximos meses nuestros usuarios van a ver como el formato FacturaE va a ir cogiendo todavía más importancia en el programa, para ayudarles a cumplir la normativa de manera sencilla.

A pesar de que no será obligatoria hasta octubre de 2023 para el primer rango (empresarios y autónomos que facturen más de 8 millones de euros), y hasta octubre de 2024 para el resto de empresarios y autónomos, creemos que es una herramienta que merece la pena que se use cuanto antes, por lo mencionado anteriormente.

El Partner Summit de Cegid se celebró en Oporto y contó con la participación de cerca de 700 partners.

Cegid, la compañía que en septiembre de este año adquirió definitivamente Grupo Primavera, reunió esta semana, y por primera vez, a su comunidad internacional de partners, en un evento celebrado en el Super Bock Arena – Pavilhão Rosa Mota, en Oporto. Una jornada íntegramente dedicada a compartir la nueva cartera de soluciones disponibles, y a abordar la estrategia de transición digital del tejido empresarial en los mercados portugués, español y africano. Así como a tratar la visión estratégica de la marca para superar los retos tecnológicos que se avecinan a través de soluciones en la nube.

El evento de Cegid, que desarrolla y comercializa soluciones de tesorería, fiscalidad, ERP, recursos humanos o contabilidad, entre otras, contó con la participación de cerca de 700 partners. Y tuvo como objetivo principal la puesta en común de la estrategia comercial de la empresa, basada en el fortalecimiento del modelo de comercialización indirecta, donde el canal de partners juega un papel cada vez más decisivo e imprescindible para la transformación digital de las empresas. Durante el evento, también se presentó el Partner Program de la compañía, donde se establecen las normas que guían las relaciones entre Cegid y todos los partners que representan las soluciones del grupo en los distintos mercados.

Con una oferta cada vez más amplia en forma de software as a service (SaaS), cloud native o de suscripción, el modelo de comercialización indirecta a través del canal de partners seguirá siendo el principal eje estratégico de Cegid para los próximos años. Este fue el principal mensaje transmitido por Santiago Solanas, CEO de Cegid Iberia, Latinomérica y África portuguesa, a los varios centenares de partners presentes en el Partner Summit, que antes comercializaban los productos de las marcas Primavera BSS, Eticadata y Ekon y ahora disponen de una amplia cartera de soluciones de software de gestión.

«En los últimos meses hemos llevado a cabo una ambiciosa estrategia de combinación de diversas tecnologías que comparten una misma visión y finalidad. Por ello, hoy podemos presentar la cartera más completa de soluciones de gestión reconocidas, probadas y localizadas para diversos mercados, ofreciendo a nuestros partners una oportunidad única para expandirse en nuevos mercados, con soluciones probadas, contrastadas y de gran reputación entre los usuarios. Creemos que juntos, en este ecosistema empresarial líder, haremos posible un crecimiento sin precedentes, tanto para nuestros partners como para nuestros clientes, liberando todo su potencial de crecimiento», ha declarado Santiago Solanas.

El evento contó también con una zona de exposición, en la que se mostraron decenas de herramientas desarrolladas por las soluciones que ahora forman parte de Cegid. Además, había representación de socios tecnológicos como Microsoft y se presentaron algunas Solution Partners, es decir, soluciones complementarias certificadas de partners, que se integran con la oferta de Cegid.